Ben je onlangs – of misschien al een tijdje geleden – gestart als ZZP’er en twijfel je of je je boekhouding op papier wil blijven bijhouden of toch voor online boekhouding wil gaan? We zetten de voor- en nadelen van online boekhoudprogramma’s voor je op een rijtje.
Voordelen online boekhoudprogramma’s
- Geordend
Met een online boekhoudprogramma hoef je nooit bang te zijn dat je belangrijke gegevens, facturen of jaaroverzichten kwijtraakt. Er worden namelijk automatisch kopieën gemaakt waardoor je je gegevens simpelweg niet kwijt kunt raken.
- (Vrijwel) altijd beschikbaar
Het fijne aan het wereldwijde web is dat je er wereldwijd toegang tot hebt. Ben je op zakenreis of een weekendje weg en wil je het een en ander checken of invoeren? Geen probleem! Mits er internet beschikbaar is natuurlijk.
- Goedkoop (of zelfs gratis)
Er bestaan ook offline boekhoudprogramma’s die je aan moet schaffen, maar de online boekhoudprogramma’s zijn vele malen goedkoper. Veel programma’s zijn zelfs de eerste maanden gratis, het eerste jaar gratis of zelfs helemaal gratis.
- Je bespaart tijd
Een van de fijnste voordelen aan online boekhouden is dat je ontzettend veel tijd bespaart. Met een paar klikken zijn je facturen al ingevuld, verstuurd én in je boekhouding verwerkt.
- Laagdempelig
De meeste boekhoudprogramma’s zijn laagdrempelig en vrij gemakkelijk te begrijpen. Kom je er niet uit, dan kun je vrijwel altijd hulp vragen of instructievideo’s opzoeken.
- Makkelijker
Daarnaast werkt het boekhoudproces met een online boekhoudprogramma een stuk makkelijker. Je hoeft gegevens vaak maar één keer in te vullen en het boekhoudprogramma rekent het meeste al automatisch uit. Zowel facturen als balansoverzichten.
- Koppelen
Ook fijn aan online boekhoudprogramma’s is dat je het – indien je toestemming geeft – kunt koppelen aan je internetbankieren, je inkomende en uitgaande facturen, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst.
- Toegankelijk voor je accountant
Mocht je ook nog een accountant hebben die jouw boekhouding controleert of uitvoert kun je hem of haar ook toegang geven tot het boekhoudprogramma. Wel zo makkelijk en snel, waardoor jullie allebei tijd (en dus ook geld) besparen.
- Minder papierwerk
Doordat alles online bewaard wordt scheelt dit een hoop papierwerk en bespaar je dus ook een hoop ruimte in je kast of kantoor!
Nadelen online boekhoudprogramma’s
- Kan lastig zijn als je geen affiniteit hebt met computers
Hoewel we eerder schreven dat de meeste programma’s laagdrempelig zijn kan het evengoed lastig te begrijpen zijn als je weinig affiniteit hebt met computers. Ben jij iemand die waarde hecht aan overzicht op papier? Dan is offline boekhouding misschien een fijnere optie.
- Geen toegang bij storing
Is er sprake van een storing of geen internetverbinding, dan kun je ook niet bij je financiële gegevens. Dit kan in sommige gevallen erg vervelend zijn.
- Extra goed op veiligheid letten
Hoewel de meeste online boekhoudprogramma’s veilig zijn, moet je blijven oppassen. Zorg daarom ook altijd voor een ijzersterk wachtwoord én verander deze ook regelmatig. Uiteraard ook weer niet té vaak, want daardoor onthoud je je wachtwoord ook minder goed.
- Kwestie van vertrouwen
Hoewel je niet meer bang hoeft te zijn dat je papierwerk vernietigd kan worden bij brand in huis moet je er toch maar op vertrouwen dat jouw online gegevens bij jouw online boekhoudaanbieder veilig staan opgeslagen. Dat er regelmatig back-ups worden gemaakt en dat er geen dataleks ontstaan. Hier kun je wel vanuit gaan, maar je weet het nou eenmaal nooit helemaal zeker, dus dat is een risico en kwestie van vertrouwen.
- Minder bewust
Het is natuurlijk fijn dat veel zaken vanzelf gaan bij online boekhouding, maar het zorgt er ook voor dat je je minder bewust bent van je financiën.
